כך ניהלנו פרויקט לשינוי תב"ע בלו"ז קצר

מקרה בוחן: תכנית תב"ע שתקועה בוועדה המחוזית כבר שנתיים וחצי

הרקע: פרויקט תב״ע עם כל התנאים – ובלי התקדמות

מאת: שוקי פירוז

תהליך של שינוי תב״ע לא אמור להימשך שנים. כאשר הוא מנוהל כראוי באמצעות מנהל מקצועי עם התמחות בניהול פרויקטים סטטוטוריים, ניתן לקצר תהליכים ולהגיע להפקדת תכנית בזמן סביר.

המקרה שהגיע אלינו הוא שכיח מאוד בשוק התכנון. מדובר בפרויקט תכנון תב״ע של יזם גדול ומוכר. על פניו, כל התנאים להצלחה התקיימו: חברה עתירת משאבים עם מחלקת הנדסה מצויינת, אדריכל מצוין לפרויקט, צוות יועצים מלא ואף מנהל פרויקט מלווה. בפועל, התכנית הייתה תקועה בוועדה המחוזית במשך כשנתיים וחצי, ללא התקדמות תכנונית משמעותית וללא צפי להפקדה.

בזמן הזה היזם נשא בעלויות כבדות של מימון הקרקע, תשלומים ליועצים, פרויקט שלא מתממש ובקיצור אובדן של זמן וכסף רב. למרות ריבוי ישיבות והגשות חוזרות של מסמכי התכנית, הפרויקט עמד באותו סטטוס.

מקור הבעיה - היעדר מנהל פרויקטים מיומן ומנוסה

הבעיה הייתה חוסר ניהול תכנון. לא היה באמת מי שיתרגם את השפות בין הצדדים, בין לשכת התכנון, ליזם, לאדריכל וליועצים. היה חסר שם מנהל פרויקט שיתווך את התקשורת ויניע את כל הגלגלים.

עם כניסתי לפרויקט, התברר במהירות כי מקור התקיעות אינו בתכנון האדריכלי, ובטח גם לא ברשויות התכנון,  אלא באופן שבו נוהל התהליך הסטטוטורי:

• תיאומים חסרים או שלא נעשו עם משרדי הממשלה השונים.

• מסמכי תכנית שאינם תואמים במדויק את דרישות לשכת התכנון.

• נספחים מקצועיים שמוגשים בפורמט או ברמת פירוט שאינה מאפשרת קבלת החלטה.

• היעדר בקרה מקצועית רציפה על עבודת היועצים והאדריכל.

בפועל גיליתי שנספח הנוף היה צוואר הבקבוק המרכזי. זהו נספח שלשכת התכנון המחוזית ראתה בו תנאי מקדים להתקדמות התכנית כולה. הוא הוגש מספר פעמים, אך לא עמד בציפיות הוועדה ולכן חסם את קידום הפרויקט המון המון זמן.

שינוי הגישה -  ניהול הפרויקט

נקודת המפנה הייתה מעבר לניהול תכנון מקצועי, מבוסס ניסיון מתוך המערכת:

• מיפוי מדויק של דרישות הוועדה המחוזית ונקודות החסימה האמיתיות

• הגדרה חדה ליועצת הנוף. מה נדרש, כיצד זה צריך להיראות, ואיך לשכת התכנון מצפה לקבל את המסמך

• בקרה מקצועית על כל נספח ומסמך תכנוני לפני הגשה

• אתגור היועצים והאדריכל, ולא קבלה אוטומטית של חומרים

• ניהול לוחות זמנים מחייבים לכלל צוות היועצים

• תקשורת ישירה, מקצועית ומדויקת עם לשכת התכנון המחוזית

אצלנו במשרד זה לב ליבו של ניהול פרויקט סטטוטורי. לא רק תיאום טכני, אלא ניהול עומק של התכנון עצמו.

היתרון המכריע בפיצוח הבירוקרטי - ניהול צוותי יועצים לתב״ע

הפתרון המרכזי שלנו לקידום התכנית ולטיפול בפער שנוצר היה  היכולת לנהל את כלל שרשרת היועצים: אדריכלות, תנועה, נוף, פרוגרמה וניקוז וכו'. כולם בשפה מקצועית אחת, עם הבנה ברורה של תלות בין נספחים ושל סדר הפעולות הנדרש.

ניסיון מעשי מתוך המערכת מאפשר להבחין בין מסמך "סביר" לבין מסמך שמאפשר קידום בפועל. כך נחסכו סבבי הערות חוזרים, חודשים של המתנה, ותסכול מצטבר אצל היזם.

התוצאה - קידום מהיר ומדיד

 בתוך שמונה חודשים בלבד סיימנו עבודה של שנה וחצי:

• כלל מסמכי התכנית תוקנו והותאמו לדרישות הוועדה

• התיאומים בין צוותי היועצים הושלמו

• התכנית הופקדה בוועדה המחוזית וורסמה לציבור.

לא מדובר בקיצור דרך, אלא בניהול פרויקטים נכון. פחות טעויות, פחות הגשות חוזרות, ופחות זמן אבוד בין יועצים לרשויות.

השורה התחתונה

ניהול פרויקטים סטטוטוריים בתכנון תב״ע אינו ניהול אדמיניסטרטיבי. זהו ניהול תכנון הדורש ניסיון מעשי, יכולת ביקורת מקצועית והבנה עמוקה של אופן עבודת רשויות התכנון.

כאשר ניהול צוותי יועצים לתב״ע מתבצע מתוך היכרות אמיתית עם המערכת, פרויקטים מפסיקים להיתקע ומתחילים להתקדם.

אנחנו חברת משירה בניהולו של שוקי פירוז, מספקים ליזמים ליווי מקצועי ומעשי בתכנון תב״ע, ניהול פרויקטים סטטוטוריים, ניהול תכנון וניהול צוותי יועצים לתב״ע. הידע והניסיון שלנו מתוך המערכת מאפשרים לנו לקדם תכניות במהירות וביעילות, ולחסוך ליזמים זמן וכסף יקר.